Unterkunftsverwaltung im Rahmen des SeminarmanagementsDie Seminarverwaltung informo besitzt neben einer Unterkunftsverwaltung - womit auch Seminarveranstalter mit eigenem Hotel bzw. Unterbringungsmöglicheiten verwaltet werden können - ein integriertes Hotelmanagement für externe Unterkünfte.

Hotelmanagement

In informo werden Adressen nach den Rollen, die eine Person oder Organisation besitzt unterschieden. Dies sind die Adresstypen.

Einer dieser Adresstypen ist das Hotel. Hier verwalten Sie die Hotels, mit den spezifischen Informationen wie z.B. Ansprechpartnern und den jeweiligen Zimmerkategorien.

Durch die Möglichkeit beliebige und un­begrenzt viele Notizen und Merkmale zu erfassen, können im Adressmanagement den verschiedensten Informationsbedürf­nissen Rechnung ge­tragen werden.

Im Adressmanagement hinterlegen Sie die Zimmerkategorien je Hotel, auf die Sie grundsätzlich zurückgreifen wollen. Und über die Stammdatenverwaltung legen Sie fest, welche Zimmerkategorien grundsätzlich benutzt werden sollen. Diese Zimmerkategorien sind jederzeit erweiterbar bzw. veränderbar, sofern die entsprechenden Rechte in der Rechteverwaltung vergeben wurden.

Bis wann muss das Hotel die Meldungen bekommen haben? Bis wann müssen Zimmerkontingente zurückgegeben werden? Sie haben hier die Option Melde- oder Bestätigungsfristen bzw. Stornofristen getrennt für jedes Hotel anzugeben. Diese bieten einen Ansatzpunkt für die Automatisierung der Zusammenarbeit mit dem Hotel durch Workflows.

Neben den Zimmerkategorien können Sie angeben, wie viele Zimmer dieser Art das Hotel grundsätzlich bietet und die jeweilige Preisgestaltung.

Verwaltung von Kontingenten in der Seminarverwaltung

Sie haben die Wahl ...

... ob Sie mit Kontingenten im jeweiligen Seminar arbeiten möchten oder nicht. Hier passt sich informo ganz Ihren Arbeitsabläufen an. 

So werden Sie in Ihrer täglichen Arbeit sinnvoll unterstützt.

Im Rahmen der Kontingenzverwaltung hinterlegen Sie, wie viele Zimmer Sie von welcher Kategorie in welchem Hotel zur Verfügung haben. Auch lassen sich die vereinbarten Preise und die jeweiligen Meldefristen hinterlegen. Die Meldefristen werden basierend auf den in den Hotelstammdaten hinterlegten Daten in konkrete Termine für das Seminar umgerechnet und lassen sich so z.B. in Workflows oder Checklisten integrieren.

Sie können pro Seminar beliebig viele Kategorien und Hotels zuordnen. Die Zuordnung geschieht dabei sehr komfortabel per Maus, wobei Ihnen die Hotels und Kategorien vorgeschlagen werden, die Sie im Adressmanagement hinterlegt haben.

Übersicht über die gebuchten Teilnehmer

Falls Sie mit der Kontingenzverwaltung arbeiten. So haben Sie an dieser Stelle auch eine direkte Sicht darauf, welche Personen Sie auf die jeweilige Kategorie bei welchem Hotel gebucht haben. Die jeweiligen Listen, die Sie benötigen, sind von hier aus nur noch einen Mausklick weit entfernt.

So sorgt informo für die notwendige Transparenz.